最后更新日期 – 2018 年 5 月 25 日

在 CRM Students,我们致力于保护和尊重您的隐私。 就数据保护法而言,数据控制者是 CRM Students Limited、Hanborough House、5 Wallbrook Court、North Hinksey Lane、Botley、Oxford、OX2 0QS、United Kingdom(“我们”)。

本政策(连同我们在 www.crm-students.com/about-payment/tcs/ 上的使用条款、我们的 cookie 政策及其中提及的任何其他文件)规定了我们向您收集个人数据,或者您提供数据给我们并由我们处理的法律依据。 请仔细阅读以下内容,以了解我们对您的个人数据的看法和做法,以及我们会如何处理您的个人数据。

访问 www.crm-students.com 或与我们联系,即表明您接受并同意本政策中描述的做法。

我们针对该法案指定的代表是数据保护官,您可通过 GDPR@crm-students.com 与其联系。

我们处理您的个人信息

为了提供我们的服务,我们收集并处理一系列有关个人的信息。 我们可能会收集并处理以下有关您的数据:

  • 您提供给我们的信息。 您可能通过下方式向我们提供您的信息:填写 www.crm-students.com(我们的网站)上的表格、访问我们的学生门户网站 crm.securestudentpayments.com/student/,访问我们的担保人门户网站 crm.securestudentpayments.com/student/guarantorlogin.aspx 或通过电话、电子邮件或其他方式与我们联系。 这包括您在注册使用我们的网站、订阅服务、搜索产品或服务、亲自或通过电话在我们的网站上预订、参与讨论板或其他社交媒体功能、参加竞赛、促销或调查以及报告问题时提供的信息。
  • 我们会收集房客、申请人、担保人、求职者、我们网站或场所的访客、供应商和客户的信息。
  • 对于我们可能收集您的数据,分类如下:租客、准租客、担保人和近亲
  • 身份数据 — 您的姓名、出生日期、性别、个人描述、照片、国籍相关信息、婚姻状况、紧急联系人或近亲,包括关系、担保人、驾照、护照信息、签证信息、在英国居住的权利、国民保险号码、公共事业费用账单或类似证明资料;
  • 联络数据 — 联系方式:邮政信箱和电子邮件地址、电话号码;
  • 课程数据 — 您就读的大学、学院或院校以及教职工、课程和学年的详细信息;
  • 财务数据 — 财务和信用卡信息、银行帐户和国民保险号码的详细信息,有关您的薪酬和/或收入和交易数据的信息,包括往来款项的详细信息;
  • 个人数据 — 个人喜好,包括房间要求、同住友人、宗教或信仰要求或您提供的其他此类个人喜好的详细信息;
  • 营销和通信数据 — 您接收我们的信息时的营销偏好
  • 特殊类别的个人数据 — 我们可能会处理一些性质较为敏感的个人资料,因为这些资料涉及您的身体或精神健康或性别认同(例如让我们能够接纳或支持您可能有的任何残疾);或您的宗教观点或种族血统。 我们可能会直接从您那里收集此类信息,或者偶尔会从第三方处获得此类信息。

客户

如果您是客户,您提供给我们的信息可能包括:

  • 您的姓名、联系方式:邮政信箱和电子邮件地址、电话号码、出生日期和国民保险号码;
  • 有关您的组织的详细信息,了解您的客户 (KYC) 详细信息、所有权结构、股东
  • 您的姓名、地址和联系方式,适用于股权超过 25% 的大股东
  • 大股东带照片的身份证件和地址证明;

供应商

如果您是供应商,您提供给我们的信息可能包括:

  • 您的姓名、详细联系方式:邮政信箱和电子邮件地址、电话号码、出生日期和国民保险号码;
  • 公司详情、联系方式:邮政信箱和电子邮件及电话号码、
  • 健康、安全及保险证明,
  • 有关公司业绩的信息
  • 股权结构和股东详细信息
  • 物理位置数据
    我们所有的场所都安装了闭路电视系统。 所有内部和外部闭路电视摄像机都清晰地标记或以其他方式通知工作人员和访客,并且可见
  • 我们的大部分场所都安装了电子门禁系统,包括刷卡和 fob 门禁系统,方便您进入我们的场所。
  • 仪表读数
  • 我们从其他来源获得的信息。
    我们与多个可能直接向我们提供您的个人数据的第三方密切合作,例如房东、大学或征信机构,从而使我们能够提供服务
  • 如果您已允许推荐人或其他组织与我们分享信息,我们可能会收到相关信息。 在准许这些第三方组织分享您的个人数据之前,您应仔细阅读他们的隐私声明。
  • 为了管理和提供服务,我们与许多其他合作伙伴合作,包括处理应付租金或其他款项的付款事宜,以通过信用调查来核实您的身份或状态。
  • 我们还可以搜索公开的记录,包括商业记录;社交等媒体和邮局的全国地址变更数据库和征信机构
  • 我们可能会将此信息与您提供给我们的信息以及我们收集的有关您的信息结合起来。

当您使用我们的在线服务时,我们会自动收集您的信息。
您每次访问我们的网站时,我们可能会自动收集以下信息:

  • 技术信息,包括用于将计算机连接到互联网的互联网协议 (IP) 地址、您的登录信息、浏览器类型和版本、时区设置、浏览器插件类型和版本、操作系统和平台;
  • 有关您的访问的信息,包括访问及离开网站的完整统一资源定位器 (URL) 点击流(包括日期和时间);您查看或搜索过的产品;页面响应时间、下载错误、特定页面的访问时长、页面交互信息(例如滚动、点击和鼠标悬停)、从页面浏览的方法以及呼叫我们的客户服务号码所用的任何电话号码。

信息的用途

根据数据保护法,为了保护个人,我们只能出于某些特定的合法目的收集和使用数据。 我们通过以下方式使用您的信息:

  • 为签订或履行合同所必需的信息:
    这适用于我们为向租客提供住宿服务,或为签订租房担保或其他与租约管理及大厦维修有关的活动而处理的任何个人信息,从而处理您的租赁或担保人申请;管理您的租约;与您沟通并回复您的要求;
  • 我们将处理信息,以便管理付款,包括收回应付给我们或房东的任何未付款项;
  • 在您或与您有关系的租客仍然是我们的租客期间,我们会基于上述理由使用个人数据。

保护重要利益所需的信息:

  • 虽然我们希望不需要这样做,但我们会收集和处理信息,以便在紧急情况下为租客提供支持。 这包括处理有关近亲和紧急联系人的信息。
  • 如有需要,我们也会将信息传递给保安、警察、住宿管理人员或紧急服务人员。

支持我们的法律义务所需的信息:

  • 法律可能要求我们收集、保存或共享个人数据。 例如,如果法院命令我们披露信息或履行财务报告义务。
  • 我们还处理信息,以预防和发现犯罪活动、欺诈、滥用或损坏房东财产;

为我们自己的合法商业利益而处理的信息

  • 在不侵犯您的隐私,并且已采取适当措施保障您的权利的情况下,我们可能出于与业务运营相关的多种原因处理个人数据,包括处理可能出现的问题;推广我们的服务;发展或改善我们的服务运营;内部管理和报告;吸引潜在和现有的租客、客户和人员。
  • 我们使用从在线服务用户收集的自动数据,来管理网站和进行内部操作,包括故障排除、数据分析、测试、研究、统计和调查目的;改进我们的网站,以确保以最有效的方式为您以及您用于查看我们网站的设备呈现内容;作为我们保护网站安全的努力的一部分;衡量或了解我们向您和他人提供的广告效果,并向您提供相关广告;
  • 我们还提供在线服务交互功能,当您选择进行交互时,可能会向我们网站的用户提供有关您可能感兴趣的商品或服务的建议。

基于促销通信处理的信息

  • 如果我们向您发送电子邮件通信,我们只会在您同意的情况下这样做。 如果我们已征得您的同意,您可以随时联系住宿团队撤销您的同意。

根据特殊信息类别处理的信息,即揭示族裔、健康数据、性生活或性取向的信息,我们必须有进一步合法的处理依据。 这可能包括:

  • 在您已明确表示同意我们这样做的情况下,例如以满足您的医疗需求
  • 在需要处理以保护您的重要利益或其他人的重要利益的情况下
  • 为了重大公共利益而进行的必要处理,例如为预防或发觉欺诈或其他非法、不诚实活动而进行的活动

披露您的信息

为了提供我们的服务,并在处理个人数据的合法条件下,我们可能会与选定的第三方分享您的信息,包括:

  • 在我们有法律或监管义务的情况下,这将包括与地方议会分享您的个人信息,以提供市政税免税;
  • 与业务合作伙伴、房东、供应商和分包商分享信息,以履行我们与其或与或您签订的任何合同。
  • 如果为了保护或维护我们或他人的合法权利,有必要分享信息;
  • 如果您是租客并且您没有支付租金,我们可以联系担保人,并在行使根据担保享有的房东权利时,告知他们此未付租金事实;
  • 与您的大学合作,以便在我们担忧您的健康或任何严重的纪律问题时,他们可以为您提供支持;
  • 如有需要,请与您的紧急联系人或近亲联系;
  • 与分析和搜索引擎提供商分享信息,帮助我们改进和优化网站。
  • 我们可能会将您的个人信息披露给第三方:
    如果房东出售或购买任何业务或资产,而 CRM Student Limited 是该业务或资产的数据控制者,则我们可能需要向该业务或资产的潜在卖方或买方,代管人和律师披露您的个人数据。
    如果 CRM Students Limited 或其大部分资产被第三方收购,则 CRM Students Limited 所持有的客户个人数据将成为转移资产之一。
    如果我们有义务披露或分享您的个人数据以履行任何法律义务,或为了执行或应用我们的使用条款 www.crm-students.com/about-payment/tcs/ 和其他协议;或保护 CRM Students Limited、客户或其他人的权利、财产或安全。 这包括与其他公司和组织交换信息,以防止欺诈和降低信用风险。
  • 我们还可能向第三方提供有关我们的销售、客户、流量模式和其他网站信息的汇总统计信息,但这些统计信息不会包含任何可识别您身份的信息。

我们储存您的个人数据位置

我们非常重视您的个人数据的安全。 我们实行内部政策和控制措施,以确保您的数据不会丢失、意外销毁、误用或披露,并且除了员工、分包商和房东在履行职责时访问外,不会遭到其他形式的访问。

公司聘请第三方处理我们在欧洲经济区以外的工作人员向您收集的个人数据。这些工作人员根据书面指示 — GDPR 数据处理协议行事,负有保密义务,并有责任采取适当的技术和组织措施,以确保数据的安全。 他们可能从事的工作包括履行您的订单、处理您的付款详情和提供支持服务。 提交您的个人数据即表明您同意此类数据转移、存储或处理。 我们将采取一切合理必要的措施,确保您的数据得到安全处理并符合本隐私政策。

您提供给我们的所有信息都存储在安全服务器上。 任何支付交易都将使用 SSL 技术加密。 如果我们提供您(或您选择)一个密码,使您能够访问我们网站的某些部分,则您有责任对该密码保密。 我们要求您不要与任何人共享密码。

遗憾的是,通过互联网传输信息并不完全安全。 虽然我们会尽最大努力保护您的个人数据,但我们无法保证您传输到我们网站的数据的安全性;任何传输风险均由您自行承担。 收到您的信息后,我们将使用严格的程序和安全功能来防止未经授权的访问。

公司保存数据的时间有多长?

我们保存您的信息的期限将根据我们使用信息的目的而有所不同。

除非有特定的法律要求保存您的信息,否则我们保存信息的时间不会超过完成数据收集或数据进一步处理所需的时间。

根据法律,我们需要在规定的时间内保留某些信息。 如果没有此类法律要求来确定保留期,信息保留时间取决于我们合理认为需要多长时间。

我们会在考虑个人数据数量、性质和敏感性、未经授权使用或披露您的个人数据可能造成的伤害风险、处理您的个人数据的目的后,确定合理的保留时间。

有关您的租约的数据将在租期内予以保留,并在租期到期或终止后最多保留 6 年。

您的担保人详细信息将在保证租期内予以保留,并在租期到期或终止后最多保留 6 个月,以确保房东已收取所有款项。

客户和供应商的信息将在合同期间予以保留,并在合同终止后至少保留 6 年。

在某些情况下,公司可能会出于研究和统计目的对您的个人数据进行匿名处理,而我们可能会无限期地使用此信息,而无须另行通知您。

您的权利

数据保护法赋予您多项权利。

您有权要求我们不为营销目的处理您的个人数据。 如果我们打算将您的数据用于此类目的,或者我们打算将您的信息披露给任何第三方用于此类目的,我们通常会通知您(在收集您的数据之前)。 您可以行使权利来阻止此类处理,具体做法是选中数据收集表上的某些方框。 您也可以通过联系您宿舍的社区团队随时行使这项权利。

您有权撤销您的同意,该同意是我们处理数据的法律依据。 对我们而言,这通常仅适用于同意营销,或者您正在与我们进行在线服务互动的情况

您有权访问我们处理的个人数据,并要求纠正任何不准确之处。

您有权要求从我们的系统中删除某些数据,反对某些处理活动,或在某些情况下限制我们的数据处理范围

有关这些权利的信息,请访问 ICO 网站:www.ico.org.uk

如果您想行使这些权利,请联系 GDPR@crm-students.com。 您可以填写公司的主题访问请求表来提出主题访问请求,有关表格可在[此处]找到。 请注意,任何主题访问请求都需要提供请求人的身份证明。

如果您认为我们没有遵守您的数据保护权利,请先按上述地址与我们联系。 如果您对公司的回复不满意,可以直接联系信息专员。

其他网站

我们的网站可能包含其他网站和提供商的链接。 本隐私政策仅适用于 www.crm-students.com。 如果您点击了这些网站的链接,请注意,这些网站有自己的隐私政策,我们对这些政策不承担任何责任或义务。 在向这些网站提交任何个人数据之前,请先查阅这些政策。

隐私政策的修改

我们将来可能对我们的隐私政策作出的任何更改都会发布在此页面上,并在适当情况下通过电子邮件通知您。 请经常返回查看我们的隐私政策的任何更新或更改。 本隐私政策最后一次更新是在 2018 年 5 月 25 日。

如何联系我们

如果您对本隐私政策或我们掌握的有关您的信息有任何疑问、意见或要求,请与我们联系:

  • 发送电子邮件至 GDPR@crm-students.com
  • 或给我们写信:Data Protection Officer, CRM Students Limited, Hanborough House, 5 Wallbrook Court, North Hinksey Lane, Botley, Oxford, OX2 0QS